SChDW jest jednostką centralną PNWM, odpowiedzialną za przyjmowanie, opiniowanie i rozliczanie wniosków o dofinansowanie programu wymiany polsko-niemieckiej od następujących podmiotów:

1. Szkoły katolickie z terenów całej Polski (wymiana szkolna)
2. Organizacje katolickie z terenów województw:
   dolnośląskie, lubelskie, łódzkie, małopolskie, mazowieckie, opolskie,
   podkarpackie, podlaskie, śląskie, świętokrzyskie.

Organizacje katolickie z terenów innych województw powinny kierować swoje projekty na adres jednostki centralnej: Dom Spotkań im. św. Maksymiliana Kolbego w Gdańsku, ul. Św. Trójcy 4, 80-822 Gdańsk, Tel:058/301 57 21,  www.dmk.pl

Ogólne warunki przyznawania dotacji

PNWM dotuje następujące rodzaje przedsięwzięć i inicjatyw:

• polsko-niemieckie spotkania młodzieży
• praktyki zawodowe
• programy specjalistyczne
• inne przedsięwzięcia np. publikacje służące podnoszeniu jakości programów wymiany lub upowszechnianiu celów PNWM

Należy pamiętać, że:

projekt powinien mieć charakter partnerski, tzn. być przygotowany i realizowany wspólnie przez stronę polską i niemiecką PNWM dofinansowuje programy, tzn. organizatorzy (uczestnicy) powinni wnieść i udokumentować swój wkład własny wiek uczestników programu powinien zawierać się w przedziale 12- 26 lat czas trwania programu powinien zawierać się w przedziale 4 - 28 dni (praktyki zawodowe - do 3 miesięcy)

Dotacja nie przysługuje:

• programom o charakterze wyłącznie turystycznym
• programom służącym celom naukowym lub studiom
• przedsięwzięciom komercyjnym
• przedsięwzięciom związanym z budową i utrzymaniem domów spotkań

Finansowanie całości kosztów programu przez PNWM nie jest możliwe.

Programy specjalistycznesą przygotowywane przez PNWM samodzielnie lub we współpracy z innymi organizacjami, z przeznaczeniem dla animatorów działalności młodzieżowej. Obejmują zwłaszcza:

• kursy języka niemieckiego i polskiego dla specjalistów zajmujących się wymianą młodzieży
• konferencje specjalistów, podróże edukacyjne oraz hospitacje poświęcone współpracy polsko-niemieckiej
• spotkania informacyjne na temat działalności PNWM
• wymianę dziennikarzy

Procedura wnioskowania

Jednostka centralna dofinansowuje spotkania młodzieży na podstawie wniosku przedstawionego wspólnie przez obydwu partnerów.

Wszelkie decyzje podejmowane są na podstawie zasad sformułowanych w Wytycznych PNWM.

Uprawnienia do składania wniosków

Do składania wniosków uprawnione są te podmioty (organizacje kościelne, parafie, szkoły katolickie itp.), które jako osoby prawne są w stanie ponosić prawną, fachową i pedagogiczną odpowiedzialność za realizację programów.
Dofinansowanie w zasadzie nie może być przekazywane na konto prywatne.

Odbiorca dofinansowania musi gwarantować, że przekazane środki finansowe zostaną wykorzystane zgodnie z przedstawionymi we wniosku informacjami, w sposób oszczędny i gospodarny, a także rozliczone zgodnie z obowiązującymi zasadami.
W wyjątkowych przypadkach wnioski mogą również składać struktury nie mające statusu osoby prawnej (np. inicjatywy i grupy nieformalne).

Sposób składania wspólnych wniosków

Wniosek należy składać na formularzu przygotowanym przez PNWM.
Na każde przedsięwzięcie - takie jak spotkanie młodzieżowe, wymianę między szkołami, program specjalistyczny - wniosek musi być wspólnie wypełniony i podpisany przez obydwu partnerów. Gdy w sytuacjach wyjątkowych podpisanie wniosku przez obydwu partnerów nie jest możliwe, niezbędne jest w każdym przypadku dołączenie pełnych danych odnoszących się do grupy partnerskiej.
Brak tych danych uniemożliwia opracowanie wniosku przez jednostkę centralną.
Przyjęcie grupy partnerskiej i wyjazd do niej to dwa odrębne przedsięwzięcia, na które trzeba złożyć dwa odrębne wnioski.

Termin składania wniosków

Kompletne wnioski powinny być złożone w jednostce centralnej najpóźniej do dnia 28 lutego tego roku w którym ma się odbyć planowane spotkanie ale nie później niż na 3 miesiące przed jego rozpoczęciem (dotyczy to zatem spotkań planowanych pomiędzy styczniem a majem danego roku). Z uwagi na konieczność rozplanowania podziału posiadanych środków finansowych projekty zgłoszone po 28 lutego mogą nie otrzymać dotacji.

Decyzja o dofinansowaniu i wypłaty świadczeń

Decyzja o dofinansowaniu jest wysyłana na piśmie do organizatora wymiany.
Zawiera dane o wysokości dofinansowania, ewentualnie o szczególnych warunkach dofinansowania oraz o sposobie rozliczenia dotacji.

Organizator, który przeprowadza program przed otrzymaniem decyzji wstępnej o dofinansowaniu  działa na własne ryzyko. Przed rozpoczęciem przedsięwzięcia może zostać wypłacona zaliczka. Dofinansowanie w złotówkach (koszty pobytu w Polsce, koszty przejazdu grupy polskiej do Niemiec) przekazywane są na konto polskiego partnera. Wypłata pozostałej części dofinansowania następuje po przedłożeniu rozliczenia i kontroli wykorzystanych środków.

Rozliczenie programu powinno zawierać:

• listę wszystkich uczestników oraz kierownictwa pedagogicznego z obu stron (polskiej i niemieckiej) na formularzu PNWM
• sprawozdanie wg wzoru PNWM
• program przeprowadzonej imprezy
• rozliczenie finansowe; w przypadku programu w Polsce: rachunki za zakwaterowanie i wyżywienie, bilety wstępu na imprezy, bilety za przejazdy (komunikacja miejska lub rachunek za wynajęcie autokaru), rachunki za zakup materiałów koniecznych do realizacji programów, w przypadku programu na terenie Niemiec: bilety za przejazd (pociągiem lub autobusem) lub rachunek za wynajęcie autokaru oraz potwierdzenie ubezpieczenia

Potrzebne dokumenty i formularze:

• Wytyczne Polsko-Niemieckiej Współpracy Młodzieży
• Załącznik 2B do Wytycznych PNWM (dofinansowanie kosztów podróży dla uczestników z Polski)
• Formularz aplikacyjny dla Wymiany Szkolnej
• Formularz aplikacyjny dla Wymiany Pozaszkolnej
• Formularz "Program trójstronny"
• Formularz spotkanie przygotowawcze/podsumowawcze
• Formularz spotkanie przygotowawcze dla międzynarodowej kadry kierowniczej
• Lista uczestników
• Program, który został rzeczywiście zrealizowany
• Formularz sprawozdania

Polecamy również lekturę strony Polsko-Niemieckiej Współpracy Młodzieży - www.pnwm.org