SChDW jest jednostką centralną PNWM, odpowiedzialną za przyjmowanie, opiniowanie
i rozliczanie wniosków o dofinansowanie programu wymiany polsko-niemieckiej
od następujących podmiotów:
1. Szkoły katolickie z terenów całej Polski (wymiana szkolna)
2. Organizacje katolickie z terenów województw: 
dolnośląskie, lubelskie, łódzkie, małopolskie, mazowieckie, opolskie,
podkarpackie, podlaskie, śląskie, świętokrzyskie.
 
Organizacje katolickie z terenów innych województw powinny kierować swoje projekty 
na adres jednostki centralnej: Dom Spotkań im. św. Maksymiliana Kolbego w Gdańsku,
ul. Św. Trójcy 4, 80-822 Gdańsk, Tel:
058/301 57 21www.dmk.pl
 
Ogólne warunki przyznawania dotacji:
PNWM dotuje następujące rodzaje przedsięwzięć i inicjatyw:
polsko-niemieckie spotkania młodzieży
praktyki zawodowe
programy specjalistyczne
inne przedsięwzięcia np. publikacje służące podnoszeniu jakości programów wymiany
lub upowszechnianiu celów PNWM
 
Należy pamiętać, że:
projekt powinien mieć charakter partnerski, tzn. być przygotowany i realizowany
wspólnie przez stronę polską i niemiecką PNWM dofinansowuje programy,
tzn. organizatorzy (uczestnicy) powinni wnieść i udokumentować swój wkład własny
wiek uczestników programu powinien zawierać się w przedziale 12- 26 lat
czas trwania programu powinien zawierać się w przedziale 4 - 28 dni (praktyki zawodowe - do 3 miesięcy)
 
 
Dotacja nie przysługuje:
programom o charakterze wyłącznie turystycznym
programom służącym celom naukowym lub studiom
przedsięwzięciom komercyjnym
przedsięwzięciom związanym z budową i utrzymaniem domów spotkań
 
 
Finansowanie całości kosztów programu przez PNWM nie jest możliwe.
 
Programy specjalistycznesą przygotowywane przez PNWM samodzielnie lub
we współpracy z innymi organizacjami, z przeznaczeniem dla animatorów
działalności młodzieżowej. Obejmują zwłaszcza:
kursy języka niemieckiego i polskiego dla specjalistów zajmujących się wymianą
młodzieży
konferencje specjalistów, podróże edukacyjne oraz hospitacje poświęcone
współpracy polsko-niemieckiej
spotkania informacyjne na temat działalności PNWM
wymianę dziennikarzy
 
Procedura wnioskowania
Jednostka centralna dofinansowuje spotkania młodzieży na podstawie wniosku
przedstawionego wspólnie przez obydwu partnerów.
 
Wszelkie decyzje podejmowane są na podstawie zasad sformułowanych 
w
Wytycznych PNWM.
 
Uprawnienia do składania wniosków
Do składania wniosków uprawnione są te podmioty (organizacje kościelne, parafie,
szkoły katolickie itp.), które jako osoby prawne są w stanie ponosić prawną, fachową
i pedagogiczną odpowiedzialność za realizację programów.
Dofinansowanie w zasadzie nie może być przekazywane na konto prywatne.
Odbiorca dofinansowania musi gwarantować, że przekazane środki finansowe zostaną
wykorzystane zgodnie z przedstawionymi we wniosku informacjami, w sposób
oszczędny i gospodarny, a także rozliczone zgodnie z obowiązującymi zasadami.
W wyjątkowych przypadkach wnioski mogą również składać struktury nie mające
statusu osoby prawnej (np. inicjatywy i grupy nieformalne).
 
Sposób składania wspólnych wniosków
Wniosek należy składać na formularzu przygotowanym przez PNWM.
Na każde przedsięwzięcie - takie jak spotkanie młodzieżowe, wymianę między szkołami,
program specjalistyczny - wniosek musi być wspólnie wypełniony i podpisany
przez obydwu partnerów. Gdy w sytuacjach wyjątkowych podpisanie wniosku
przez obydwu partnerów nie jest możliwe, niezbędne jest w każdym przypadku
dołączenie pełnych danych odnoszących się do grupy partnerskiej.
Brak tych danych uniemożliwia opracowanie wniosku przez jednostkę centralną.
Przyjęcie grupy partnerskiej i wyjazd do niej to dwa odrębne przedsięwzięcia,
na które trzeba złożyć dwa odrębne wnioski.
 
Termin składania wniosków
Kompletne wnioski powinny być złożone w jednostce centralnej najpóźniej do dnia
28 lutego tego roku w którym ma się odbyć planowane spotkanie ale nie później
niż na 3 miesiące przed jego rozpoczęciem (dotyczy to zatem spotkań planowanych
pomiędzy styczniem a majem danego roku). Z uwagi na konieczność rozplanowania
podziału posiadanych środków finansowych projekty zgłoszone po 28 lutego mogą
nie otrzymać dotacji.
 
Decyzja o dofinansowaniu i wypłaty świadczeń
Decyzja o dofinansowaniu jest wysyłana na piśmie do organizatora wymiany.
Zawiera dane o wysokości dofinansowania, ewentualnie o szczególnych warunkach
dofinansowania oraz o sposobie rozliczenia dotacji.
Organizator, który przeprowadza program przed otrzymaniem decyzji wstępnej
o dofinansowaniu  działa na własne ryzyko. Przed rozpoczęciem przedsięwzięcia
może zostać wypłacona zaliczka. Dofinansowanie w złotówkach (koszty pobytu
w Polsce, koszty przejazdu grupy polskiej do Niemiec) przekazywane są na konto
polskiego partnera. Wypłata pozostałej części dofinansowania następuje
po przedłożeniu rozliczenia i kontroli wykorzystanych środków.
 
Rozliczenie programu powinno zawierać:
  • listę wszystkich uczestników oraz kierownictwa pedagogicznego z obu stron
    (polskiej i niemieckiej) na formularzu PNWM
  • sprawozdanie wg wzoru PNWM
  • program przeprowadzonej imprezy
  • rozliczenie finansowe; w przypadku programu w Polsce: rachunki za zakwaterowanie
    i wyżywienie, bilety wstępu na imprezy, bilety za przejazdy (komunikacja miejska
    lub rachunek za wynajęcie autokaru), rachunki za zakup materiałów koniecznych
    do realizacji programów, w przypadku programu na terenie Niemiec:
    bilety za przejazd (pociągiem lub autobusem) lub rachunek za wynajęcie autokaru
    oraz potwierdzenie ubezpieczenia
 
Potrzebne dokumenty i formularze:
  • Wytyczne Polsko-Niemieckiej Współpracy Młodzieży
  • Załącznik 2B do Wytycznych PNWM (dofinansowanie kosztów podróży dla uczestników z Polski) 
  • Formularz aplikacyjny dla Wymiany Szkolnej 
  • Formularz aplikacyjny dla Wymiany Pozaszkolnej 
  • Formularz "Program trójstronny"
  • Formularz spotkanie przygotowawcze/podsumowawcze
  • Formularz spotkanie przygotowawcze dla międzynarodowej kadry kierowniczej 
  • Lista uczestników
  • Program, który został rzeczywiście zrealizowany
  • Formularz sprawozdania 
Polecamy również lekturę strony Polsko-Niemieckiej Współpracy Młodzieży - www.pnwm.org